La fonction de combinaison de données en Adobe Indesign Il est très utile de pouvoir intégrer des sources de données externes dans le programme. Il est largement utilisé pour gagner du temps et utiliser la même conception, mais avec des données différentes. Par exemple, si vous créez un badge d'identification, en combinant les données, vous pouvez générer les badges de chaque individu à partir d'une seule base de données.
Dans Adobe Indesign, l'outil de fusion de données est particulièrement utile pour économiser du travail et améliorer considérablement la productivité. Dans ce tutoriel, nous explorons comment créer des documents génériques où, en combinant des données externes, nous pouvons apporter des modifications efficaces et automatisées afin que tout conserve le même style et que le chargement soit beaucoup plus rapide.
Quand il est utile de combiner des données dans Adobe Indesign
Il existe différentes situations dans lesquelles vous pouvez penser à un document de base, puis combiner des données avec Adobe Indesign pour gagner du temps et l'envoyer à plusieurs utilisateurs. L'exemple le plus répandu est celui des badges, mais on peut aussi penser à une circulaire pour différents domaines d'une entreprise ou d'une organisation. D'une part nous créons le document « lettre », et de l'autre nous avons le nom d'utilisateur et l'adresse e-mail à laquelle nous voulons l'envoyer.
Dans ces cas-là, la fonction combiner les données nous fera gagner du temps puisqu'avec une seule modification, nous pouvons préparer le menu pour chaque utilisateur particulier. D'autres utilisations étendues d'Adobe Indesign avec cette alternative incluent les fiches produits, les fiches employés ou encore les félicitations personnalisées où il suffit de modifier les destinataires finaux avec leurs nom et prénom.
Comment utiliser la fonction Combiner les données ?
Afin d'utiliser cette fonction au sein d'Adobe Indesign, il est nécessaire de disposer de certains éléments. Il s'agit de la matière première avec laquelle l'application fonctionnera lors de la combinaison des informations sélectionnées.
- Fichier source avec les données (format CSV).
- Créez le design en question.
- Connectez les données à la conception créée.
Qu’est-ce que le fichier source ?
Nous avons tout d'abord un fichier source au format .csv. Ces fichiers sont similaires à Excel, mais sans formatage et avec des champs (colonnes) séparés par un caractère qui peut normalement être un point ou une virgule. En utilisant un fichier .csv, les programmes qui ne peuvent pas lire Excel accèdent toujours aux informations. Ceci est très important car d’autres applications populaires et utiles, telles que MailChimp, ne sont pas compatibles avec Excel. Et dans ces cas-là, une base de données construite avec .csv peut être la solution.
Comment générer le fichier CSV
Le fichier doit avoir les champs (colonnes) nommés de manière appropriée. La colonne qui contiendra l'image doit être précédée du symbole @. Lors de l'écriture de chacune des images, le chemin doit respecter le format suivant :
«/nomimage.extension». L'exemple le plus basique serait « /exampleimage.jpg ».
Il est recommandé que tous les fichiers se trouvent dans le même dossier, de cette façon Adobe Indesign, lors de la lecture du fichier CSV, n'aura pas à effectuer une analyse approfondie pour détecter l'emplacement du fichier. Nous allons d’abord sauvegarder le tableau de données au format Excel traditionnel. Mais la deuxième fois, nous sélectionnons le format Texte (délimité par des tabulations).
Depuis Excel lui-même, le nouveau fichier sera ensuite enregistré au format .csv et nous pourrons passer à l'étape suivante, qui nécessite de créer le design lui-même, afin de combiner ultérieurement les données en fonction de vos besoins.
Création de conception et connexion de données
Dans le design que nous allons créer, nous devons avoir le des cases séparées pour les informations sur le document à placer au format .csv. Ainsi, une fois la lettre ou le badge conçu, Adobe Indesign peut directement transférer les informations du fichier vers les cases que nous avons rassemblées dans notre conception. Les étapes pour cette fonctionnalité incluent :
- Activez l'utilitaire de combinaison de données, dans le menu Fenêtre – Utilitaires – Combiner les données.
- Localisez le fichier de source de données.
Si tout se passe bien, vous verrez qu'un sélecteur pour chacun des éléments de texte que nous pouvons extraire du .csv. Il ne reste plus qu'à travailler avec le design, à sélectionner la boîte et le type de données que nous voulons placer à l'intérieur. De cette manière, on gagne beaucoup de temps lors de l’intégration de ces données. Pensez à utiliser la fonction aperçu pour éviter toute erreur.
Adobe Indesign vous permet en quelques étapes de créer ce type de designs auxquels vous pouvez intégrer des données personnalisées en un seul clic. L'étape précédente, la création de la base de données en .csv, peut également être travaillée plus confortablement, puis transférée directement dans la conception en fonction des besoins.
La achèvement de la conception Ceci est spécifié avec le menu supérieur de « créer un document combiné ». Il suffit de préciser que l'on souhaite « utiliser tous les enregistrements », et d'utiliser l'option 1 enregistrement par page. Ainsi, lorsque vous aurez fini de lire une ligne complète (id – auteur – photo – description) par exemple, vous passerez à la suivante.
De cette façon, vous aurez dans Adobe Indesign un créateur de documents automatisé avec les informations examinées précédemment. Facile, rapide et efficace.