Travailler avec des documents dans le cloud est devenu monnaie courante. Parmi les nombreuses options disponibles, Google Docs est l'une des plus utilisées . Connaissez-vous Google Docs ?
Si vous ne savez pas ce que c'est, ou si vous ne l'avez pas encore utilisé à sa puissance maximale, alors nous allons vous aider à le faire et découvrir l'un des outils à utiliser, surtout si vous faites partie de ceux qui voyagent beaucoup ou changer d'ordinateur et il est toujours chargé de clés USB, de DVD, de CD et de lecteurs externes.
Qu'est-ce que Google Docs, Google Documents
Google Docs, également appelé Google Documents, est un outil multiplateforme ; une ressource proposée par Google utilisable sur ordinateurs, tablettes, smartphones et autres appareils. Il est conçu pour vous éviter de transporter des documents sur des clés USB, des disques durs externes, etc. ; ils sont stockés dans le cloud et peuvent être téléchargés facilement.
Cet outil est entièrement compatible avec différents types de fichiers, qu'il s'agisse de documents texte, de diapositives, de feuilles de calcul... En fait, les programmes que vous utiliserez sont des "clones" de la suite Office. Et le meilleur de tous, ils sont gratuits. Ainsi, vous aurez Excel, Word, PowerPoint en version gratuite (et vous pourrez ouvrir avec ces programmes les documents que vous avez réalisés avec ces autres (et bien d'autres formats).
Pourquoi les documents Google fonctionnent-ils pour moi?
Imaginez que vous devez partir en voyage d'affaires. Il est possible que vous preniez tous les documents dont vous avez besoin, mais que faire si vous en oubliez un et que vous n'avez personne pour vous l'envoyer ? Vous aurez alors des ennuis. Par contre, en ayant les documents dans le cloud, vous savez que, que ce soit par téléphone portable, tablette ou ordinateur, vous pourrez y accéder, les télécharger, les imprimer, etc. sans aucun problème.
De plus, Google Docs présente un avantage unique : la possibilité pour plusieurs personnes d’apporter des modifications en temps réel simultanément, ce qui en fait un outil idéal pour les groupes de travail ou les équipes.
À cela il faut ajouter qu'il a à la fois des commentaires (pour les ajouter et les lire) et le chat, pour parler avec cette personne sans avoir à dépendre d'un téléphone ou d'un autre chat en dehors de cet outil (donc tout est concentré en un seul endroit).
Il en va de même avec l'édition, où vous aurez la possibilité d'éditer, mais aussi de suggérer, de simuler la fonction de contrôle des modifications dans Word, de manière à voir les modifications et l'option de les approuver ou de les supprimer, avant font partie de ce document final.
Et si vous pensez qu'utiliser Google Docs sera plus compliqué car cela nécessite une connexion internet, rassurez-vous : ce n'est pas le cas. Vous pouvez l'utiliser même sans internet. Il vous suffit d'ajouter l'extension Google Docs Offline à Chrome et d'activer l'option « Hors ligne » dans les paramètres de Google Docs. Ainsi, vous n'avez pas besoin d'internet et tous vos documents seront téléchargés automatiquement, sans que vous ayez à vous en soucier.
Comment utiliser Google Documents
Si après ceux que vous avez vus, vous êtes intéressé par Google Docs, sachez qu'il vous suffit d'avoir un compte Google pour utiliser cet outil. Une fois que vous avez accédé à votre messagerie, ou même à partir de la page d'accueil de Google, cela vous donnera la possibilité de vous connecter. Si vous le faites, vous verrez qu'il mettra un logo avec la photo de votre gmail.
Ensuite, appuyez sur le carré à neuf points en haut de l'écran. Vous y trouverez différentes applications Google , dont Google Docs. Appuyez simplement sur « Docs » et le tour est joué.
Attention, si vous ne le trouvez pas, cliquez sur le bouton "Plus de Google" et tous les outils seront listés, même s'il est normal qu'il apparaisse parmi les premiers car il est largement utilisé.
Une fois connecté, vous aurez une première ligne dans laquelle Démarrer un nouveau document apparaîtra. Là, ils vous donneront quelques modèles tels que des CV, des lettres, des propositions de projets, des brochures, des rapports ... Mais aussi la possibilité de créer un document vierge.
Si vous regardez la galerie de modèles, lorsque vous cliquez dessus, vous accéderez au menu spécifique des modèles existants, au cas où vous en auriez besoin.
Si vous donnez les barres horizontales (coin supérieur gauche, avant le logo et le mot Documents), vous verrez que les types de documents que vous pouvez ouvrir sont divers : Documents (word, texte), feuilles de calcul, présentations et formulaires.
Et pouvez-vous importer des documents ou créer uniquement ceux qui y sont créés?
Si vous avez déjà créé des documents et que vous souhaitez les utiliser dans cet outil, rassurez-vous, vous n'aurez aucun problème . Il vous suffit de les importer. Comment ? Voici les étapes à suivre :
Regardez votre écran. Localisez le signe «plus» dans le coin inférieur droit. Il est possible que, sur l'écran, il n'apparaisse pas, donc une astuce consiste à déplacer la souris de haut en bas avec la molette pour que l'écran change et qu'il apparaisse. Lorsque vous appuyez sur, cela vous permettra de télécharger le document que vous souhaitez depuis votre ordinateur, clé USB, disque externe ... et en quelques minutes, vous pourrez travailler avec.
Et si vous êtes préoccupé par le format, dans la plupart des situations, vous n'aurez pas de problème, il restera le même que celui que vous avez créé en dehors de l'outil; la seule chose qui peut changer est la police, mais le format lui-même doit être conservé.
Comment partager un document avec Google Docs
Nous avons déjà expliqué que l'un des avantages de Google Docs est la possibilité de collaborer à plusieurs sur un même document. Mais pour cela, il faut d'abord le partager. Et oui, c'est aussi simple que pour les autres fonctionnalités.
Pour ce faire, vous devez cliquer sur le bouton à droite (avec la souris située sur le document Google) et cliquer pour partager. Vous obtiendrez un petit écran dans lequel il sera dit "Partager avec les autres". Ici, vous avez deux options:
- Obtenez le lien pour partager le document.
- Ajoutez des personnes pour le faire. Pour ce faire, il est préférable d'utiliser les e-mails (mais gardez à l'esprit qu'ils doivent provenir de Google).
Dans le cas de l'ajout de personnes, cela vous permet de leur donner accès à modifier, à commenter ou simplement à voir.